财务信息化,是指企业财务人员利用现代技术,对企业进行流程再造并建立与之相适应的财务管理模式,发掘企业财务资源的信息潜能,充分利用企业信息资源,提高企业财务管理效率,以更好地组织企业活动,实现企业财务目标的过程。 与那些一产生就处于垄断性行业的国有企业相比,民营企业处于竞争行业之中,它在信息化建设方面的需求应该更为强烈;而财务管理是企业灵魂,因而财务信息化更是重中之重。然而现状却并非如此。中国民营企业的财务信息化建设总体上不但落后于国外企业,而且在国内来说也处于下风。 民营企业财务信息化不足主要体现在:一是信息化人才不足;二是财务管理规范度不高,对于管理制度,生产流程的建立,都还处在梳理阶段,因此他们希望借助管理软件,来辅助他们提高企业管理上的不足;三是对财务信息化认识存在偏差。许多民营企业负责人往往认为“用计算机来处理财务活动就是实现了财务信息化”,很多企业的财务部门配备了很好的计算机设备。 民营企业财务信息化的这些不足就导致很多民营中小企业在财务信息化选型上出现致命错误,从而延缓了民营企业信息化建设的脚步,因而如何选择一个适合民营中小企业财务特征的财务管理软件十分关键。 民营企业财务信息化选型的困惑 不难看出,民营中小企业的财务管理处于非常明显的劣势。因此,借助必要的信息化手段,来帮助民营企业提高财务管理质量已经迫在眉睫。民营中小企业企业应该如何选择一款适合自己的财务软件呢?民营中小企业的老板们常常面临以下困惑: 困惑一,如此眼花缭乱的财务软件,哪一个适合我? 困惑二,我的企业处于不断变化着,哪款软件能够适应我的变化呢? 困惑三,我的资金这么少,如何使用呢? 困惑四,我应该从那几个方面去评估谁适合我的企业? 困惑五,软件如何能满足企业当前和未来的需求变化? 困惑六,软件选择错误的后果是什么? 面对这种种选型的困惑,组建一个选型团队,制定一个科学合理的选型流程和策略十分必要。 软件选型的准备策略 前期准备工作是整个软件选型过程的基础,包括建立筹备小组、详细需求分析和市场调查等等,拟定招标文件,制定考核和评分体系等主要环节,很多企业在这个环节上做得比较草率,导致信息化成功率低。 (一)成立选型小组 组织一个精干、高效的软件选型小组,对于正确选择财务软件是非常重要的。选型小组中应有企业决策层的成员,并包括业务部门,财务部门和IT部门的相关人员。其中选型小组的负责人的选择尤为关键。业务型负责人和技术型负责人他们在软件选型上将体现不同的风格。技术型负责人常常强调技术的先进性,软件厂商的市场形象,软件的功能;而业务导向型更多地强调企业业务的需求和将来的变化。对于民营中小企业更多的选型应该以业务为主导、软件技术为辅助的评价原则。 (二)做好需求分析 什么才是正确的选型?其实没有一定的标准,重要的是必须先衡量企业自身的需求与能力。在满足企业需求和企业能力可接受的范围之内,选出的软件与厂商就是正确的选型。所以,清楚地了解企业的需求与评估企业可承受的能力,成为选型是否成功的关键因素。 1、分析的财务流程,提出全面的需求 在选用财务软件时,企业应根据现行的财务流程,初步规划会计电算化后的财务流程,并以此为依据,提出对财务软件的高、中、低层的全面需求。 2、筛选和整合需求 很多需求是来自不同的主体,从个人或部门的角度来看的需求,往往会与其他部门有冲突或重复的地方。如果每个都要满足,最后就成了每个都不满足,不仅效率不明显,通常也会影响上线的时间,形成各自为政的情况。因此需求的有效过滤与整合,就显得相当重要。 3、评估能力,确定需求 需求必须与能力挂勾,根据企业具备的能力,去决定需求范围的大小。民营中小企业资金少、IT人才缺乏和信息化基础低等特点决定了其信息化能力弱。企业的高层需要静心梳理财务、管理流程,决定需求的范围,将有限的信息化能力用在刀刃上,节制需求的无限制扩张。 (三)了解市场,有的放矢 市场上财务软件产品林林总总,功能各异,企业具体情况更是千差万别,如何找到最适合自己的软件,并不是一件简单的事情。为了规避风险,要做到知己知彼,有的放矢,既明确自己的需要,又要了解市场状况。 1、传统财务软件和企业级财务软件比较 传统财务软件是站在财会部门角度设计的软件,一切以财会部门为中心,仅满足财务管理需要,不考虑和其它职能部门的衔接,不对其它部门的业务进行实时监控。企业级财务软件则是站在整个企业管理的角度上设计的财务软件,它以资金流的形式反映企业的管理过程,充分考虑和企业其它职能部门的衔接,是整个企业管理系统中不可分割的一部分,在海量数据处理、远程应用、网络并发控制、安全性等方面有无法比拟的优势。 2、国外软件和国内财务软件比较 国产财务软件生产商多数设计开发的系统大多只是在会计电算化模块的基础上进行了一些扩展,并没有完全跳出记账、算账的框框,造成企业购买后应用最多、最有效的还是进行账簿记录,其余部分在实用性上还有待提高,没有真正发挥财务信息系统应有的管理功能。进口财务软件技术比较成熟,但成本较高,很多中小企业没有能力购买或只能购买部分功能。而且,软件中的外来词汇和新词汇较多,译法也各异,甚至部分最新使用资料只有英文版,给我们的企业管理者设定了较高的进入门槛,因而民营中小企业更适合选择国产财务软件了。 3、通用软件和行业软件比较 当前市面上发布的通用型财务管理软件很多,这些软件在功能、操作、界面等各方面都比较简易灵活,对于进销存、简单的成本、财务等管理上也还方便到位,并且这类软件在系统功能上也已基本稳定成熟。但是,这些软件常常对特殊行业的特殊需求满足不是很到位,如果企业的行业特殊性较强,只有选择行业软件。 (四)做好资金准备 财务信息化需要一笔较大的投资,在开始选择软件产品之前,应当先做好预算并得到批准,保证选购软件活动的正常进行。 选择供应商和软件的策略 自从20世纪90年代以来,我国的财务软件市场一直处于剧烈变化中,不断有新的软件供应商进入市场,也不断有软件供应商销声匿迹。在这种情况下,民营中小企业应该分析自己的行业性质与业务类型,同时,企业管理不规范,流程混乱,管理灵活性很强,这对财务软件也提出了更多的要求。 (一)供应商选择策略 实施财务信息化,就要和软件供应商进行很长时间的合作,所以,在软件选型时,对软件供应商的实力分析非常重要。考察的内容主要是以下几个方面: 1、考察软件供应商的经济实力 通过软件供应商经济实力的考察,可以确定该供应商是不是一个可以进行比较长期合作的对象。 2、考察软件供应商的技术支持力量 一般来说,企业不但要购买供应商的软件,还要购买他们的服务。因为经验表明,没有外部专家的帮助,对于缺乏IT人才的民营中小企业来说,几乎是不可能把财务信息化实施成功的。 3、考察软件供应商的用户 选择软件供应商,要注意选择在本行业内有成功用户先例的产品,不要做“第一个吃螃蟹的人”。考察成功的和失败的用户可以了解用户的经验和教训,应当注意的是,这种考察要以自己为主导。 (二)考察财务软件 市面上的财务软件非常多,如何选择合适自己的财务软件。主要从以下几个方面进行分析: 1、功能分析 如何分析软件的功能,好的方法是把企业的实际需要和软件运行的逻辑相结合进行考察软件产品功能的依据。同时,在选择软件时,我们就要分析软功能又要考虑软件的技术,既要考虑当前需求又要考虑未来需求。然而,这往往是两对矛盾,解决这对矛盾可以用美国的Gartner Croup公司(研究机构高德纳咨询公司)提出的技术功能矩阵进行分析,选择功能完善和技术先进的软件,坚决放弃功能和技术都很差的财务软件。 2、操作平台分析 分析财务软件运行的操作系统和数据库平台,分析平台的兼容性。 3、扩展功能分析 分析软件的开放性和前瞻性。如果软件没有任何扩展性的接口或提供升级的可能性,必然为以后的应用带来困难。 4、安全性分析 主要是分析财务软件防止财务信息被泄漏和被破坏的能力,以及财务软件防错和纠错的能力,可以以该软件是否通过权威的软件测评作为标准。 5、软件设计分析 企业的财务管理常常需要产生大量的报表,不同企业的财务核算有其各自的特点,不同的企业也有不同的报表,所以企业应了解财务软件的操作程序与企业的操作习惯是否一致,是否设计了丰富详尽的自定义报表以符合企业的要求。 (三)分析新会计准则对软件的影响 新的企业会计准则体系,之后又发布了会计准则应用指南。新准则的实行,也必然给财务软件的发展带来很大的影响。企业选择的财务软件必须适应新会计准则要求,同时,软件应该具备快速实现历史数据转换,实现新旧准则下数据的衔接处理的功能。 网络经济对财务软件选择的影响 随着网络经济的普及和电子商务的成熟,经济进入网络时代。网络经济对企业的财务管理发生了新的变化。财务管理的目标趋向多元化和多层次性,管理的主体由实体化转向虚拟化,管理的对象由资金延伸到信息,管理手段的智能化和柔性化。要求民营中小企业选择财务软件是必须符合企业网络经济活动。 在这种情况下,一种自助式财务信息系统逐渐成为中小企业发展财务信息化的模式。所谓自助式财务信息系统,是指中小企业在互联网平台和专业软件服务机构的支持下,自助构建适合个性化需求并能完成财务核算、管理相关任务的财务软件应用系统。自助式财务信息系统使中小企业能够在网上建账,并与电子商务平台有效集成,实现在线结算、理财等;能够有效地降低企业信息化的成本和门槛;可以有效地与中小企业外部管理相衔接,因而自助式财务信息化模式成为中小企业财务信息化—个不错的可选项。 自助式财务信息化模式虽然得到广泛的关注和认可,国内外一些著名的软件厂商也纷纷推出各自的产品,以期获得较高的市场份额,但大面积推广和应用还有很长的路要走。 总之,民营中小企业财务信息化是企业发展的必然要求。企业在信息化中软件选型也就显得十分关键,企业应该根据自己的需要和资金选择软件,对软件供应商的实力和软件本身进行综合分析。选择最适合企业当前的需要和企业的信息化战略要求。有人曾说过:“选型就如同登山运动员选拔拐杖一样,拐杖不能太长,否则在登山过程中手表手臂会觉得又酸又疼;也不能太短了,否则使用起来腰就会遭罪。只有实用的,才是我们需要的。” 了解更多财务软件,请点击:

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